Når skrivemåten av et stedsnavn er vedtatt etter gjennomført navnesak, blir den lagt inn i SSR. Alle andre skrivemåter av
navnet er da avslått og skal ikke brukes i f.eks offentlige karter eller annen dokument sammenheng. Men det vil kunne brukes
i søkesammenheng datamessig.
Skrivemåter som har vært i bruk før stedsnavnloven trådte i kraft 1.7.1991, kan brukes av det offentlige inntil annen skrivemåte
blir vedtatt gjennom navnesak. Det samme navnet kan derfor ha flere ”godkjente”, lovlige skrivemåter, som alle er registrert
i SSR.
Navn fra sjøkart, økonomisk kartverk og andre produkt utgitt før 1.7.1991 med ”godkjent(e)” skrivemåter, blir stadig lastet
inn i SSR.
Skrivemåter
Registeret inneholder alle skrivemåter som er fastsatt etter reglene i loven. Disse har status "Vedtak" (V) eller "Samlevedtak"
(S). Skrivemåter avslått ved navnebehandlingen har status "Avslått" (A). Skrivemåter som er under klagebehandling, har status
"Påklaget" (K).
I tillegg kan registeret inneholde skrivemåter som var i offentlig bruk før loven trådte i kraft i 1991, i første rekke alle
navn brukt på offentlige kartserier som f.eks. hovedkartserien Norge 1:50 000 (tidligere M 711). Disse har status "Godkjent"
(G) og kan brukes av det offentlige inntil det blir fastsatt ny skrivemåte etter lov om stadnamn.
Status
Det er i tillegg ført inn endel stedsnavn med status "Privat" (P). Dette gjelder navn på industriforetak og småbedrifter turisthytter, hoteller, campingplasser, mm., hvor skrivemåten bestemmes av eierne. Det er også navn kodet med ”Historisk” (H) som er navn som er gått ut av bruk pga. nedleggelser, eller av at stedet i dag har et annet navn. Navn utenfor stedsnavnlovens formelle virkeområde er gitt koden ”Internasjonalt” (I). Flere kommuner har også lagt inn lokalt innsamlede stednavn som navneforslag (F)Bruksområder
Bruksområder for opplysningene i SSR er navneforvaltning etter lov om stadnamn, navnsetting, kartproduksjon, adressetildeling, informasjon om utbredelse av navn og navneledd, forskning og undervisning. SSR er et godt hjelpemiddel for kartproduksjon, men først og fremst et verktøy i navneforvaltninga. I tillegg til opplysninger om skrivemåten inneholder registeret bl.a. informasjon om språk/språkform (norsk, nordsamisk, lulesamisk, sørsamisk, finsk/kvensk og etterhvert stedsnavn endel stedsnavn utenfor ”Fastlands-Norge” med andre lands språkkoder, administrativ tilhørighet (fylke, kommune), geografisk plassering (koordinater), objekttype (hva stedsnavnet er navn på), status for skrivemåten, vedtaksinstans, vedtaksdato, samt forekomst (på kart, skilt osv).
Vedtatte skrivemåter skal brukes
Opplysningene i registeret er offentlige. Når skrivemåten av et stedsnavn er vedtatt etter lov om stadnamn og ført inn i SSR, skal kun denne skrivemåten brukes av alle offentlige organer. Alle som etter loven skal bruke stedsnavn i offentlig tjeneste, har plikt til å skaffe seg opplysning om offisiell skrivemåte. Andre som har bruk for eller interesse for stedsnavn, kan henvende seg til registeret for å få opplysninger.
Tilgang til SSR
Fri søketilgang til offisielle stedsnavn i SSR gis via Kartverkets Internett-tjeneste Norgeskart.
Informasjon om enkeltnavn fås kostnadsfritt over telefon, enten av Statens kartverk sentralt eller den regionale navneansvarlige.
Se kontaktinfo.
Ønskes opplysninger om et utvalg navn fra registeret, f.eks. alle navn innenfor en kommune, kan dataene bestilles fra autoriserte leverandører av Kartverkets produkter. Dette gjelder generelt. De som er medlemmer av Norge digitalt, kan henvende seg via Internettsiden
for Norge digitalt.
Introduksjon til SSR og SSRSak
Det er også mulig å bruke innsynsverktøyet SSRSak som installeres på egen PC. Dette stilles til rådighet for medlemmer av Norge digitalt via løsningen Nedlasting_av_data. For andre brukere, se autoriserte leverandørerSe også en Miniintroduksjon til SSR (oppdatert 17 juni 2011) og
en beskrivelse av programmet SSRSak (oppdatert 19 desember 2011)