Som fast ordning bør erklæringen underskrives av konsulenter/eksterne som utfører oppdrag for kommunen, etaten, eller for part i Norge digitalt-samarbeidet. Norge digitalt-sekretariatet vil som fast rutine sende med erklæringen i forbindelse med tildeling av tilganger.

Kartverket mener en slik individualisering av ansvaret for de personer som  opererer i systemet, bidrar til å skjerpe ansvaret/ bevisstheten, og således vil dette være til fremme av personvernet.

Når det gjelder arkivplikt, så skal erklæringene i underskrevet stand oppbevares lokalt enten fysisk eller scannet, og for ansatte så bør den oppbevares på vedkommendes personalmappe i inntil 5 år fra det tidspunkt vedkommende avsluttet å benytte tilgangen til matrikkelen.

Last ned "Taushetserklæring" i: docx, pdf eller odt (open document format).